Nguyên tắc chung: Ban Điều hành CLB thống nhất định hướng và tiêu chuẩn chung; các vùng được chủ động vận hành phù hợp với đặc điểm, nhu cầu và nguồn lực của mình. 7 vùng được tự chủ nhưng không tách rời — mọi hoạt động đều hướng tới quyền lợi hội viên, sự kết nối liên vùng và hình ảnh chung của CLB.
1. Lịch sinh hoạt định kỳ
Mỗi vùng chủ động xây dựng địa điểm và lịch sinh hoạt riêng, gửi về Ban Điều hành để tổng hợp, truyền thông và đưa lên hệ thống chung của CLB. Mỗi lịch phải thể hiện rõ: thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia, số lượng tối đa, phí tham gia (nếu có), người phụ trách và cách thức đăng ký.
2. Nhóm hoạt động riêng của từng vùng
Mỗi vùng lập một nhóm sinh hoạt riêng để thông báo lịch chơi, đăng ký sân, ghép trận, phân trình, chia sẻ hình ảnh và kết nối thành viên. Nhóm gồm thành viên chính thức của CLB, thành viên bên ngoài do vùng mời tự quản lý, và khách mời, đối tác, hội viên tiềm năng. Thành viên bên ngoài được tham gia hoạt động vùng nhưng không mặc nhiên có đầy đủ quyền lợi như thành viên chính thức.
3. Quyền lợi ưu tiên của thành viên chính thức
Các chương trình lớn cấp CLB hoặc cấp Hội, đặc biệt giải từ 100 vận động viên trở lên, ưu tiên: thành viên chính thức của CLB, hội viên YBA HCM đã hoàn thành nghĩa vụ hội phí, khách mời và Nhà tài trợ do Ban Điều hành phê duyệt. Sau thời gian ưu tiên, Ban Tổ chức có thể mở rộng cho cộng đồng.
4. Quyền chủ động của từng vùng
Phó Chủ tịch phụ trách vùng được chủ động: tổ chức sinh hoạt định kỳ, giải nội bộ vùng, giao lưu liên vùng, mời thành viên vùng khác hoặc mở rộng toàn CLB; tự chọn thể thức, nội dung, địa điểm và mức kinh phí. Các giải đấu nên đăng ký trước với Ban Điều hành để tránh trùng lịch và được hỗ trợ truyền thông.
5. Quản lý thành viên và ghi nhận đóng góp
Ban Điều hành từng bước xây dựng hệ thống quản lý chung: thông tin thành viên, trình độ thi đấu, lịch sử tham gia, thành tích, hoạt động kết nối và đóng góp về tổ chức, truyền thông, tài trợ, cộng đồng. Dữ liệu này là cơ sở để tri ân và vinh danh thành viên.
6. Bộ máy vận hành tối thiểu của mỗi vùng
Phó Chủ tịch phụ trách vùng
Một đầu mối điều phối lịch và đăng ký
Một đầu mối chuyên môn, phân trình và tổ chức thi đấu
Một đầu mối truyền thông
Một đầu mối tài chính khi có thu – chi
Không cần nhiều chức danh — quan trọng là rõ người, rõ trách nhiệm.
7. Thời hạn đăng ký hoạt động
Lịch sinh hoạt định kỳ: đăng ký theo tháng hoặc quý
Giao lưu liên vùng: thông báo trước tối thiểu 7 ngày
Giải đấu nội bộ vùng: thông báo trước tối thiểu 15 ngày
Giải mở rộng toàn CLB: đăng ký trước tối thiểu 30 ngày
Thay đổi hoặc huỷ lịch: báo sớm nhất có thể, ưu tiên trước 24–48 giờ
8. Quy định đăng ký và giữ chỗ
Mỗi hoạt động cần có danh sách đăng ký chính thức và danh sách chờ. Đã đăng ký mà không tham gia được thì báo sớm để nhường suất; thường xuyên giữ chỗ rồi vắng thì vùng có thể hạn chế giữ chỗ các lần sau. Nếu thu phí, phải thông báo rõ thời điểm đóng, điều kiện hoàn/chuyển phí và cách xử lý khi trời mưa, huỷ sân.
9. Phân trình và tổ chức trận đấu
Các vùng thống nhất cách ghi nhận trình độ vận động viên để ghép trận cân bằng, tổ chức giải công bằng, hạn chế khai sai trình và theo dõi tiến bộ. Trình độ được đánh giá qua thi đấu thực tế, kết quả giải và nhận xét của bộ phận chuyên môn — không chỉ dựa trên tự khai.
10. Nguyên tắc tài chính
Hoạt động vùng vận hành tự chủ và minh bạch. Mọi khoản thu (tiền sân, bóng, nước, trọng tài, áo, quà, chi phí tổ chức) cần thông báo trước. Sau các chương trình có quy mô, Ban Tổ chức vùng gửi báo cáo thu – chi ngắn gọn về Ban Điều hành và công khai trong phạm vi phù hợp.
11. Nhà tài trợ và sử dụng thương hiệu
Vùng được chủ động vận động tài trợ cho hoạt động của mình. Riêng khi dùng tên CLB Pickleball YBA HCM, logo YBA HCM, danh nghĩa Hội Doanh nhân trẻ TP.HCM hoặc quyền lợi tài trợ phạm vi toàn CLB — phải đăng ký và được Ban Điều hành thống nhất trước, để bảo đảm hình ảnh chung và tránh xung đột quyền lợi giữa các Nhà tài trợ.
12. Quy tắc ứng xử và tinh thần thể thao
Tôn trọng đối thủ, đồng đội, trọng tài; thi đấu trung thực, văn minh; không gây mất đoàn kết, xúc phạm hay phân biệt đối xử; không lợi dụng nhóm để quảng cáo, bán hàng quá mức; giữ gìn hình ảnh doanh nhân và uy tín YBA HCM. Tranh chấp chuyên môn xử lý tại sân; vấn đề nghiêm trọng báo về Ban Điều hành.
13. An toàn trong hoạt động
Mỗi buổi sinh hoạt hoặc giải đấu nên có người điều phối tại sân, hướng dẫn khởi động, bộ sơ cứu cơ bản, thông tin liên hệ khi có sự cố và phương án xử lý thời tiết. Thành viên tự chịu trách nhiệm về sức khoẻ cá nhân và báo trước nếu có vấn đề đặc biệt.
14. Truyền thông sau hoạt động
Sau mỗi hoạt động nổi bật, vùng gửi về Ban Truyền thông: tên chương trình, số người tham gia, kết quả chính, hình ảnh/video, đơn vị đồng hành và câu chuyện nổi bật — để hoạt động 7 vùng được truyền thông đồng bộ.
15. Phối hợp liên vùng
Khuyến khích luân phiên tổ chức ngày giao lưu liên vùng, mời thành viên vùng khác, hỗ trợ nhau về sân, trọng tài, chuyên môn và hạn chế tổ chức nhiều giải lớn trùng thời điểm.
16. Đánh giá hoạt động vùng
Định kỳ 6 tháng hoặc hằng năm, Ban Điều hành đánh giá theo: số buổi sinh hoạt, số người tham gia, tỷ lệ thành viên chính thức, số chương trình liên vùng, chất lượng tổ chức, hoạt động cộng đồng và đóng góp chung. Vùng và cá nhân tích cực được ghi nhận, tri ân, vinh danh tại các sự kiện lớn.